Estudio de caso:
Wellstar
Cliente
Wellstar Health System es una de las mayores y más integradas organizaciones de salud en Georgia, EE. UU.
Industria
Atención sanitaria
Visión general
Como uno de los sistemas hospitalarios más grandes de Georgia, Wellstar maneja grandes volúmenes de datos de pacientes y millones de documentos como formularios de consentimiento, formularios de transferencia, EKGs y resultados de laboratorio, entre otros, que deben ser correctamente asociados y almacenados en el registro de salud electrónico del paciente. La gestión manual de esta cantidad de información es no solo tediosa y desmotivante, sino también propensa a errores, insegura y costosa.
En resumen
Wellstar recurrió a TEAM International para mejorar y optimizar el flujo de trabajo de documentación médica, garantizando el cumplimiento de HIPAA. Creamos una solución RPA integral para automatizar todo el proceso de manera eficiente.
Resultados
- 24,000 empleados empoderados;
- Más del 90% de precisión alcanzada en el primer mes;
- Sistema fácilmente escalable en caso de emergencia;
- Operaciones optimizadas y alta satisfacción de los empleados;
- Procesos precisos y excelente servicio al paciente;
- Mejor seguridad de datos y cumplimiento normativo;
- Tiempo de implementación corto para agregar nuevos tipos de documentos.
Manejando millones de documentos todos los días
Wellstar es una red de instalaciones sanitarias en Georgia, EE. UU. Es una de las más grandes, compuesta por 11 hospitales, 9 centros de cáncer, 55 centros de rehabilitación, 15 ubicaciones de atención urgente, entre otros.
La mayor parte de la gestión de la documentación vinculada a los registros de pacientes se realizaba de forma manual todos los días. Este enfoque generaba varios desafíos, incluyendo:
- El análisis manual y la asignación de documentos médicos al registro de pacientes correcto era un proceso tedioso, propenso a errores que podrían resultar en que los pacientes obtuvieran información incorrecta y los proveedores presentaran reclamaciones erróneas que serían rechazadas;
- Las tareas rutinarias mantenían al personal médico ocupado y no permitían enfocarse en trabajos de mayor valor, lo que llevaba a horas extras y agotamiento;
- Con múltiples tipos de documentos y problemas de formato, garantizar resultados precisos se convirtió en un verdadero desafío;
- Las altas tasas de error asociadas con el procesamiento manual y la categorización de registros médicos podrían llevar al incumplimiento de las reglas y estándares de HIPAA por parte de la organización.
Seleccionando la estrategia correcta para la automatización del cuidado de la salud
En un principio, el Texas Center for Lifestyle Medicine necesitaba una solución que liberara a sus empleados de tareas repetitivas y tediosas, para que pudieran enfocarse en ofrecer un mejor servicio a los pacientes. Además, la organización quería evitar la subcodificación, aumentar los ingresos y prevenir el rechazo de reclamaciones. TEAM International, con su experiencia en la industria sanitaria, creó una solución RPA para automatizar completamente los procesos de auditoría de registros electrónicos de salud y validación de códigos médicos, permitiendo al Texas Center for Lifestyle Medicine alcanzar sus metas y obtener una variedad de otros beneficios.
Generando impacto en la industria de la salud mediante RPA
TEAM International analizó las operaciones actuales y desarrolló un servicio en la nube con varios servicios cognitivos, tales como machine learning, procesamiento de lenguaje natural y reconocimiento óptico de caracteres.
Mediante un punto de acceso API, el sistema obtiene, analiza y clasifica los documentos médicos, identificando su tipo y extrayendo la información requerida para vincularlos a los registros de los pacientes. Un bot RPA luego indexa estos documentos en el sistema de EHR, asegurando que se asignen correctamente a los pacientes. Cabe destacar que todas estas acciones cumplen con los estándares HIPAA.
La automatización cognitiva aporta valor a las tareas diarias
Gracias a la exitosa implementación de la solución RPA, el sistema de salud Wellstar ha disminuido la necesidad de intervención humana en procesos repetitivos y estructurados, lo que ha permitido optimizar la carga laboral del personal. Entre los resultados adicionales se incluyen:
01
Más del 90% de mejora en precisión
Gracias a la automatización, los errores humanos han sido casi eliminados, alcanzando más del 90% de precisión en el primer mes.
02
Gestión de documentos sin interrupciones
La solución puede manejar varios tipos de documentos en un único archivo multi-paciente, y es fácilmente escalable para soportar procesamiento paralelo y ampliar la capacidad del sistema según sea necesario.
03
Menor tiempo de respuesta
Gracias a una gestión más eficiente de los documentos médicos, el tiempo de respuesta ha disminuido considerablemente. Esto ha permitido reducir los costos y el tiempo dedicado a encontrar errores, lo que permite a los empleados concentrarse más en la atención al paciente.
04
Mejor seguridad y cumplimiento
Dado que los documentos son procesados por bots de automatización y con mayor precisión, la seguridad organizacional y el cumplimiento normativo han mejorado considerablemente.
05
Mayor satisfacción de los empleados
Gracias a la automatización, el procesamiento de documentos se ha optimizado, alcanzando altos niveles de precisión y rapidez, eliminando la necesidad de horas extra o crecimiento en el número de empleados, lo que contribuye a mejorar la satisfacción laboral.