Etude de cas: Texas Center for lifestyle medicine
Client
Le Texas Center for Lifestyle Medicine est l'une des institutions les plus innovantes du Texas. Il se concentre sur la promotion du bien-être de la communauté en proposant la médecine fonctionnelle, la santé intégrative et la médecine du mode de vie.
Industrie
Santé
Vue d'ensemble
La vérification précise de l'exhaustivité des données du DSE permet aux établissements de rationaliser la soumission des demandes de remboursement et le remboursement selon les plans de santé. Les employés du client vérifiaient manuellement les dossiers médicaux, contrôlaient les notes de progression une par une et validaient que tous les codes CIM-10 et CPT étaient étayés par la documentation dans le système DSE. Une telle approche s'est avérée non seulement laborieuse et démotivante, mais aussi sujette à des erreurs et coûteuse à long terme.
En bref
Le Texas Center for Lifestyle Medicine a fait appel à TEAM International pour auditer ses dossiers médicaux, garantir l'intégrité des données et prévenir les pertes de revenus. Nous avons développé une solution RPA complète pour automatiser ce processus et aider l'organisation à atteindre ses objectifs dans un délai serré.
Résultats
- 80’% de réduction des refus de réclamation se traduit par plus de 1 million de dollars économisés par an ;
- >1 700 % de retour sur investissement (ROI) du projet la première année ;
- Processus rationalisés et environnement de travail inclusif ;
- Le rendement des revenus de l'entreprise serait également amélioré grâce à la prévention du sous-codage des patients ;
- L'intégrité des données est également garantie, ce qui diminue la probabilité de refus de réclamation..
Des dizaines d'opérations quotidiennes nécessitent une performance minutieuse.
Le Texas Center for Lifestyle Medicine prône une approche centrée sur le patient et examine chaque cas individuellement. Établissement progressiste, il utilise les derniers tests de laboratoire et les technologies émergentes pour améliorer le bien-être des patients, prévenir les maladies chroniques et minimiser la charge médicamenteuse. Par conséquent, les données exactes du DSE sont essentielles pour assurer un traitement efficace des patients et la stabilité de l'organisation. « Assurer l'intégrité des données médicales » signifiait auparavant passer en revue manuellement des dizaines de notes d'évolution chaque jour. De telles procédures opérationnelles entraînaient certaines implications, à savoir :
- Identifier et éliminer les non-concordances des codes CPT et ICD-10 était une activité sujette aux erreurs qui entraînait plus de 2 000 refus de demandes de remboursement chaque mois;
- Les patients auraient pu être sous-codés pour éviter ces rejets, mais cela s'est également traduit par une baisse de la facturation et des pertes de revenus ;
- Le personnel de l'établissement a perdu beaucoup de temps et d'efforts à vérifier les dossiers médicaux et à valider les codes, ce qui a conduit à un épuisement professionnel et à moins de temps de qualité avec les patients.
La RPA à la rescousse
Initialement, Texas Center for Lifestyle Medicine recherchait une solution pour libérer ses employés de multiples tâches laborieuses et répétitives, afin qu'ils se concentrent sur la qualité du service aux patients. L'organisation voulait également éviter le sous-codage, augmenter les revenus et prévenir les rejets de demandes de remboursement. TEAM International a pu atteindre ces objectifs et réaliser toute une série d'autres avantages grâce à son expertise dans le secteur de la santé et à sa riche expérience. Le Texas Center for Lifestyle Medicine a ainsi pu atteindre ses objectifs et bénéficier d'une série d'autres avantages.
La RPA améliore les opérations internes et l'expérience des employés
L'ensemble du projet, qui a duré environ sept semaines, a été un succès retentissant. TEAM International a conçu une solution RPA complète qui démarre à minuit tous les jours, vérifie l'ensemble des notes d'avancement clôturées et notifie les employés en cas de décalage détecté ou d'exception nécessitant une intervention humaine. Enfin, elle crée un rapport détaillé avec des métriques et suggère des codes supplémentaires qui pourraient être pris en charge mais qui n'ont pas été inclus dans le profil. Parmi les autres avantages de la solution RPA, citons les suivants :
#1 Des bénéfices accélérés grâce aux innovations technologiques
Les bots effectuent l'audit des dossiers médicaux afin de garantir l'intégrité des données et d'exploiter tout le potentiel du DSE. La solution RPA n'a pas seulement rationalisé les processus cibles, elle a aussi ouvert la voie à d'autres améliorations et transformations opérationnelles.
#2 Réduction de 80 % des refus de demandes de remboursement
La réduction de la marge d'erreur des DSE et des codes médicaux a permis de diminuer considérablement les demandes rejetées.
#3 Faible investissement, grosses économies
Même avec l'investissement minimum, l'organisation a pu réduire les refus de demandes de remboursement de 80 % et réaliser plus d'un million de dollars d'économies au cours de la période de 12 mois.
#4 Une meilleure performance des revenus de l'entreprise
La solution RPA ne se contente pas de suggérer des codes médicaux supplémentaires, elle vérifie également que toutes les règles garantissant une facturation plus élevée ont été appliquées par le prestataire, ce qui permet d'améliorer la génération des revenus.
#5 Amélioration de l'expérience des employés et des patients
Le personnel du Texas Center for Lifestyle Medicine bénéficie également d'une réduction de l'effort manuel requis pour les tâches répétitives et pénibles. Ils peuvent désormais se consacrer à des activités plus valorisantes et passer plus de temps de qualité avec les patients, en se concentrant sur l'essentiel : le bien-être des personnes.
La solution de RPA continue de donner de l'autonomie aux employés. Le déploiement réussi des projets et l'intégration des bots ont permis de promouvoir une culture d'innovation permanente au sein de l'organisation.