Étude de cas :
Wellstar
Client
Wellstar Health System est l'une des organisations de santé les plus importantes et les plus intégrées de Géorgie, aux États-Unis.
Industrie
Santé
Vue d'ensemble
Étant l'un des plus grands établissements hospitaliers de Géorgie, Wellstar traite de nombreuses données sur les patients et des millions de documents tels que des formulaires de consentement, des formulaires de transfert, des électrocardiogrammes, des résultats de laboratoire, etc., qui doivent être correctement liés et stockés dans le dossier médical électronique du patient. La gestion manuelle d'une telle quantité d'informations est non seulement chronophage et décourageante, mais aussi source d'erreurs, peu sûre et coûteuse.
En bref
Wellstar a fait appel à TEAM International pour optimiser et rationaliser son flux de documentation médicale, tout en garantissant la conformité à la loi HIPAA. Nous avons conçu une solution d'automatisation des processus robotiques (RPA) à multiples facettes pour automatiser l'ensemble du processus.
Résultats
- 24k employés responsabilisés ;
- Précision à plus de 90 % atteinte dès le premier mois ;
- Un système facilement évolutif en cas d'urgence ;
- Optimisation des opérations et grande satisfaction des employés ;
- Processus précis et excellent service aux patients ;
- Meilleure sécurité des données et conformité réglementaire ;
- Court délai de mise en œuvre pour ajouter de nouveaux types de documents.
Traitement des millions de documents au quotidien
Wellstar est un réseau d'établissements de santé situé en Géorgie, aux États-Unis. C'est l'un des plus grands réseaux, comprenant 11 hôpitaux, 9 centres de cancérologie, 55 centres de réadaptation, 15 centres de soins d'urgence et bien plus encore.
La plupart des activités de gestion de la paperasse associées aux dossiers des patients étaient effectuées manuellement chaque jour. Une telle approche présentait plusieurs défis, notamment :
- L'analyse manuelle et l'affectation des documents médicaux au bon dossier patient étaient un processus fastidieux, sujet à des erreurs susceptibles d'amener les patients à obtenir des informations inexactes et les prestataires à soumettre des demandes de remboursement incorrectes qui seraient refusées ;
- Les tâches routinières occupaient le personnel médical et ne permettaient pas de bien se concentrer sur le travail à plus forte valeur ajoutée, ce qui entraînait des dépassements d'horaires et des épuisements d'effectifs ;
- Avec les multiples types de documents et les problèmes de formatage, garantir des résultats précis s'est transformé en un véritable défi ;
- Les taux d'erreur élevés associés au traitement manuel et à la catégorisation des dossiers médicaux pourraient conduire l'organisation à ne pas se conformer aux règles et aux normes de l'HIPAA.
Choix de la bonne approche de l'automatisation des soins de santé
Initialement, le Texas Center for Lifestyle Medicine recherchait une solution pour libérer ses employés de multiples tâches laborieuses et répétitives, afin qu'ils se concentrent sur la qualité du service aux patients. L'organisation voulait également éviter le sous-codage, augmenter les revenus et prévenir les rejets de demandes de remboursement. TEAM International a pu atteindre ces objectifs et réaliser toute une série d'autres avantages grâce à son expertise dans le secteur de la santé et à sa riche expérience. Le Texas Center for Lifestyle Medicine a ainsi pu atteindre ses objectifs et bénéficier d'une série d'autres avantages.
Créer un impact dans le secteur de la santé avec la RPA
TEAM International a enquêté sur les processus en vigueur et a développé un service basé sur le cloud doté de diverses fonctionnalités cognitives, comme l'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel et la reconnaissance optique des caractères.
Grâce à un point de terminaison API, il accède aux documents médicaux, les analyse et les classe. Il identifie le type de document et récupère les informations nécessaires pour relier les documents aux dossiers des patients. Enfin, un bot RPA peut naviguer dans le système de dossiers médicaux électroniques et y indexer les documents aux patients correspondants. Il est important de noter que toutes ces actions sont réalisées dans le respect de la loi HIPAA.
L'automatisation cognitive ajoute de la valeur aux opérations quotidiennes
Grâce au déploiement réussi de la solution RPA, Wellstar Health System a réduit la dépendance aux employés humains concernant les processus répétitifs basés sur des règles, et a ainsi optimisé la charge de travail de son personnel. Les autres résultats sont les suivants :
01
Amélioration de la précision supérieure à 90 %
Avec un niveau de précision de plus de 90 % dès le premier mois, l'automatisation a pratiquement éliminé les erreurs humaines.
02
Gestion transparente des documents
La solution permet de traiter différents types de documents au sein d'un même dossier multi-patient. Elle peut être facilement mise à l'échelle pour prendre en charge le traitement parallèle et augmenter la capacité du système en cas de besoin.
03
Réduction des délais d'exécution
Grâce à une meilleure gestion des documents médicaux, le délai d'exécution a pu être considérablement réduit. Par conséquent, le temps et l'argent consacrés à la recherche d'erreurs sont réduits, ce qui permet aux employés de se concentrer davantage sur les soins aux patients.
04
Une meilleure sécurité et une meilleure conformité
Depuis que les documents sont traités par des bots d'automatisation, la sécurité globale de l'organisation et la conformité réglementaire se sont sûrement améliorées.
05
Amélioration de la satisfaction des employés
Le traitement des documents est désormais effectué de manière efficace, rapide et précise, sans nécessiter de dépassement d'horaires ou d'augmentation des effectifs, offrant ainsi aux employés un environnement de travail plus épanouissant.